Procedura zgłaszania naruszenia:
Formularz zgłaszania naruszeń umożliwia kontakt w sprawie przetwarzania zgłoszeń, podejmowania działań następczych i przetwarzania danych osobowych przez administratora sklepu w procedurze poufności. Zgłoszenie powinno zawierać informacje o naruszeniu prawa oraz wszelkie inne istotne informacje, które mogą być przydatne do wyjaśnienia sprawy. Po otrzymaniu zgłoszenia otrzymasz od nas potwierdzenie na wskazany w formularzu adres email umożliwiający kontakt bezpośredni oraz przesyłanie innych dowodów takich jak: dokumenty, nagrania, zdjęcia i nośniki pamięci.
Naruszenia objęte procedurą
a) Bezpieczeństwo produktów;
b) Ochrona środowiska;
c) Prawa autorskie;
Wyjaśniający przeprowadza wstępną weryfikację zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Odmawia wszczęcia postępowania wyjaśniającego, jeżeli zgłoszenie:
a. Nie dotyczy naruszeń prawa określonych w procedurze lub w Ustawie.
b. Zawiera w swojej treści niewystarczające do przeprowadzenia postępowania informacje i dowody. W takich przypadkach informuje zgłaszającego o odmowie wszczęcia postępowania.
c. Zostało złożone w złej wierze.
Zgłoszenia poza procedurą
Każdy zgłaszający ma prawo do składania informacji o naruszeniu prawa do organów publicznych, takich jak: Rzecznik Praw Obywatelskich, szczególnie gdy naruszenie może stanowić bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego. Informacje mogą być składane ustnie, pisemnie lub elektronicznie, zgodnie z regulaminami organów publicznych, udostępnionymi na ich Biuletynach Informacji Publicznej (BIP).
Działania następcze
Działania następcze obejmują wszelkie działania podjęte w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałania naruszeniu prawa. Do tych działań należą weryfikacja zgłoszenia, dalsza komunikacja ze zgłaszającym, prowadzenie postępowania wyjaśniającego, przygotowanie raportu oraz przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej. Podmiotem odpowiedzialnym za te działania jest podmiot
wyjaśniający.
Postępowanie wyjaśniające
Po podjęciu decyzji o wszczęciu postępowania wyjaśniającego, wyjaśniający ustala odpowiedni tryb postępowania, zabezpiecza dowody, przeprowadza rozmowy wyjaśniające oraz w razie potrzeby, angażuje specjalistów i ekspertów. Wszystkie czynności są dokumentowane, a rozmowy mogą być nagrywane za zgodą uczestników. Przed zakończeniem postępowania, wyjaśniający zapoznaje się z całością zgromadzonych materiałów dowodowych i tworzy protokół, który będzie podstawą do tworzonego przez niego raportu.
Rozmowy wyjaśniające
Rozmowy wyjaśniające mogą odbywać się osobiście telefonicznie lub za pomocą wideokonferencji. Uczestnicy są zobowiązani do zachowania poufności. Przed rozpoczęciem rozmowy, weryfikowana jest tożsamość uczestników, którzy są pouczani o swoich obowiązkach. Rozmowy takie są mogą być utrwalane za zgodą uczestników.
Raport
Po zakończeniu postępowania, wyjaśniający sporządza raport, który stwierdza lub nie stwierdza naruszenia prawa oraz zawiera rekomendacje dotyczące środków, które powinny zostać podjęte
Informacja zwrotna
Wyjaśniający przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia naruszenia prawa oraz podjętych środkach w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna kończy działania następcze
Termin zakończenia działań następczych
Działania następcze powinny być zakończone w terminie 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia. W przypadku bardziej skomplikowanych spraw, termin ten może zostać wydłużony